Метод Альпы

Метод Альпы

2. Планирование: как готовить выполнение своих задач
2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда (почему), т.е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.
— Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
— Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
— Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
— Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
— В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
— Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).
— За счет письменной регистрации Вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
— Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы
— Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день.
— Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
— невыполненное накануне;
— добавившиеся дела;
— сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:
В — визиты, совещания;
Д — делегирование дел;
К — контроль;
П — в процессе, в деле;
ПК — поездки, командировки;
ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;
С — секретарша;
Т — телефонные разговоры;
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);
В — г-н Шульте (экспертная оценка);
П — проект изучения рынка;
Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР — г-н Гюнтер (письмо);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — г-н Майер (нехватка персонала);
Т — Хельмут (вечерняя пробежка).
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
— в первом приближении распределять их по приоритетности;
— подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
— перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т.п.).
Пример:

П — проект изучения рынка;

В — Шульте (экспертная оценка);

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — Шмидт (статистика сбыта);

Непродолжительные работы;

ПР — Гюнтер (письмо);

Т — Мюллер (программа ЭВМ);

Т — Майер (нехватка персонала);

«Телефонный» блок.

Т — Хельмут (вечерняя пробежка);

Однако это только начало составления Вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Часы

П — проект изучения рынка

3,0

В — Шульте (экспертная оценка)

2,0

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)

1,5

Ч — специальный журнал для менеджеров

1,0

Т — Шмидт (статистика сбыта)

0,5

ПР — Гюнтер (письмо)

1,5

Т — Мюллер (программа ЭВМ)

0,5

Т — Майер (нехватка персонала)

0,5

Т — Хельмут (вечерняя пробежка)

0,5

_______
10,0

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта Вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
— Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
— Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности,
— Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:

Приоритеты Часы Перепоручения

П — проект изучения рынка

А 2,5

0,5 часа поручается г-ну X

В — Шульте (экспертная оценка)

А 1,5

Г — Шмидт (статистика сбыта)

Б 0,5

ПР — Гюнтер (письмо)

Б 0,5

Поручается г-ну X. Н.

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили)

Б 0,5

Ч — спец. журнал для менеджеров

В 0,5

Т — Мюллер (программа ЭВМ)

В

Секретарь

Т — Хельмут (вечерняя пробежка)

В

_________________________________
Ʃ=60

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
— Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
— Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например:

Срочно.

!

Важно.

?

Выяснить.

+

Приоритет категории А.

.

Задача выполнена.

.

Задача выполнена особенно хорошо.

0

Перенос на более поздний срок.

X

Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать. При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Что дает метод «Альпы»!

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам многократный выигрыш во времени. Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода.
20 преимуществ метода «Альпы»
— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
— Планирование следующего дня.
— Четкое представление о задачах дня.
— Упорядочение течения дня.
— Преодоление забывчивости.
— Концентрация на наиболее существенном.
— Уменьшение объема «бумажной» работы.
— Достижение целей дня.
— Выделение более важных и менее важных дел.
— Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
— Рационализация посредством группировки задач.
— Сокращение помех и нежелательных перерывов.
— Самодисциплина при выполнении задач.
— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
— Улучшение самоконтроля.
— Ощущение успеха в конце рабочего дня.
— Повышение удовлетворенности и мотивации.
— Рост личных результатов.
— Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени — «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы». Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Когда Вы начнете? Может быть, завтра?
Дата ___________
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.

Как поступать дальше?
1. Минимум, за что надо взяться наряду с подробными планами дня, — это годовой план в общих чертах.
2. Следующим шагом Вы можете дополнительно ввести декадный, а затем месячный план.
3. Интегрированное, непрерывное планирование времени охватывает также квартальный план и включает, таким образом, все стадии системы планирования времени — от расширенного годового плана до плана дня.
4. В соответствии со своими наклонностями и представлениями о целях в профессиональной и личной сферах Вы можете расширить систему в итоге до составления планов нескольких периодов жизни и всей жизни в целом. В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять, вероятно, наиболее эффективное средство личного самоменеджмента — дневник времени.

Предыдущая |

курсовая работа  Самоменеджмент как искусство управлять своим временем

Нажав на кнопку «Скачать архив», вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.
Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку «Скачать архив»

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 12.01.2011
Размер файла 38,1 K

Подобные документы

  • Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании «Бриз–сервис».
    курсовая работа , добавлен 26.04.2015

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО «Босфор».
    дипломная работа , добавлен 13.07.2015

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО «Босфор».
    дипломная работа , добавлен 01.08.2015

  • Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
    реферат , добавлен 11.12.2015

  • Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем, матрица Эйзенхауэра. Концепция управления временем Б. Франклина. Основные приёмы уплотнения времени. Основные поколения методик тайм-менеджмента. Перечень основных способов борьбы с нехваткой времени.
    контрольная работа , добавлен 09.01.2012

  • Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.
    дипломная работа , добавлен 23.08.2011

  • Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.
    дипломная работа , добавлен 27.11.2012

  • Инструментарий, используемый при управлении временем в работе менеджера. Понятие и основные методики тайм-менеджмента. Рассмотрение вспомогательных средств для рационального управления временем. Характеристика деятельности предприятия «Викинг Туристик».
    курсовая работа , добавлен 05.04.2015

  • Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени. Понятие времени, причины его дефицита. Правила начала дня. Преодоление трудностей, связанных с тайм-менеджментом. Правила завершения рабочего дня. Рекомендации по обращению с не пунктуальными людьми.
    реферат , добавлен 20.10.2012

  • Сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху». Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
    контрольная работа , добавлен 08.12.2010

курсовая работа на тему «Самоменеджмент как искусство управлять своим временем» — посмотреть текст

  • главная
  • рубрики
  • по алфавиту
  • вернуться в начало страницы
  • вернуться к подобным работам

Планирование с помощью метода «альпы»

Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер

В чем заключается метод «Альпы»?

Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности планируемых действий;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

5) контроль (учет несделанного).

Что дает метод «Альпы»?

Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:

  • Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

  • Планирование следующего дня.

  • Четкое представление о задачах дня.

  • Упорядочение течения дня.

  • Преодоление забывчивости.

  • Концентрация на наиболее существенном.

  • Уменьшение объема “бумажной” работы.

  • Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

  • Сокращение помех и нежелательных перерывов.

  • Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

  • Улучшение самоконтроля.

  • Повышение удовлетворенности и мотивации.

  • Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

  • задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

  • невыполненное накануне;

  • добавившиеся дела;

  • сроки, которые надо соблюсти;

  • периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В— визиты, совещания;

Д —делегирование дел;

К— контроль;

П— в процессе, в деле;

ПК — поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С— секретарь;

Т — телефонные разговоры;

Ч —процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — новое помещение для офиса;

В— Шишкин (компьютерная программа);

В— Иванов (экспертная оценка);

П— проект изучения рынка;

К— Сидоров (статистика сбыта);

ПР— Васильев (письмо);

Ч —специальный журнал для менеджеров;

Т— Кошкин (нехватка персонала);

Т— Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

  • в первом приближении распределять их по приоритетности;

  • подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;

  • перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Пример:

П— проект изучения рынка;

В— Иванов (экспертная оценка);

ПК— новое помещение для офиса;

Ч— специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

К— Сидоров (статистика сбыта);

ПР— Васильев (письмо);

“Телефонный блок”:

Т— Шишкин (компьютерная программа);

Т— Кошкин (нехватка персонала);

Т— Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Что делать после определения списка заданий на день?

Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:

Часы

П — проект изучения рынка;

3,0

В — Иванов (экспертная оценка)

2,0

ПК — новое помещение для офиса

1,5

Ч — специальный журнал для менеджеров

1,0

К — Сидоров (статистика сбыта)

0,5

ПР — Васильев (письмо)

1,5

Т — Шишкин (компьютерная программа)

Т — Кошкин (нехватка персонала)

0,5

Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд)

10,0

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:

Приоритет

Часы

Перепоручения

П — проект изучения рынка;

А

2,5

0,5 часа перепоручается г-ну Х

В -Иванов (экспертная оценка)

А

1,5

ПК — новое помещение для офиса

Б

0,5

К — Сидоров (статистика сбыта)

Б

0,5

ПР — Васильев (письмо)

Б

0,5

Поручается г-ну У

Ч — специальный журнал для менеджеров

В

0,5

Т — Шишкин (компьютерная программа)

В

Секретарь

Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд)

В

6,0

И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Почему план дня рекомендуется составлять накануне вечером?

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

Этапы составления плана

Метод Альпы состоит из пяти этапов:

Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

  • Не выполненные дела;
  • Добавившие новые задания;
  • Обязательные, важные дела;
  • Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
  • Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

  • Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
  • Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
  • Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.

Этап №3. Резервирование временного запаса.
Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.

Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).
Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени. Значит, переносите не выполненные дела на другой день.

Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5 завершающая. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.
Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

Примеры:

В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день:

ПК — новое торговое место;
В — Петров (компьютерная услуга);
В — Серов (юридическая помощь);
П — изучение спроса рынка;
К — Матвеев (реализация продукции);
ПР – Черанев (запрос- письмо);
Ч — спец. журнал для руководителя:
Т — Удоев (не комплектность персонала);
Т — Денис (посещение сауны с другом).

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *